Privacy Statement
Privacy Statement Fletcher Hotels

1. Inleiding

Bij Fletcher Hotels hechten wij veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens op een transparante, integere en zorgvuldige wijze, zoals voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, en hoe wij uw privacy beschermen.

Fletcher Hotels, gevestigd aan de Buizerdlaan 2 te Nieuwegein is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met onze afdeling Gastensupport via privacy@fletcher.nl.

Deze privacyverklaring geldt voor alle hotels, restaurants en evenementen van Fletcher Hotels. Het is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals externe reisaanbieders of websites. Wij raden u aan de privacy verklaringen van die partijen zorgvuldig te lezen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Fletcher Hotels verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, of gerechtvaardigd belang. Hieronder vindt u een overzicht van de verwerkingsdoeleinden:

Boekingen en verblijven
Voor het verwerken van uw reserveringen en het uitvoeren van onze dienstverlening verzamelen wij:

• Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Betalingsgegevens
• Datum van aankomst en vertrek
• Geboortedatum (verificatie van 18 jaar of ouder)
• Nationaliteit en identiteitsdocument (wettelijke verplichting)
• Voorkeuren (bijvoorbeeld dieetwensen of toegankelijkheidsvereisten)

Grondslag: Uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting (identiteitscontrole).

Voorbeeld: Bij een reservering verwerken wij uw naam, adres en geboortedatum om uw boeking te bevestigen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals identiteitscontrole volgens lokale wetgeving.

Cameratoezicht
Om de veiligheid van onze gasten en eigendommen te waarborgen, maken wij gebruik van cameratoezicht in bepaalde hotels en parkeergarages. Camerabeelden worden alleen bekeken bij incidenten en bewaard voor maximaal 7 dagen, tenzij noodzakelijk voor onderzoek naar incidenten, zoals bij een politieonderzoek.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang.

Voorbeeld: Camerabeelden kunnen worden gebruikt om situaties zoals diefstal, vandalisme of ongevallen in parkeergarages te onderzoeken.

Website en cookies
Wij verzamelen gegevens over uw websitegebruik met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën. Dit doen wij om de functionaliteit van de website te verbeteren, bezoekersstatistieken te analyseren en gepersonaliseerde inhoud aan te bieden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Grondslag: Toestemming (voor niet-functionele cookies).

Marketing (nieuwsbrief)

Met uw toestemming gebruiken wij uw e-mailadres om u nieuwsbrieven en gepersonaliseerde aanbiedingen te sturen. U kunt uw voorkeuren beheren of zich op elk moment afmelden.

Hoe kunt u uw toestemming intrekken?

U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Dit kan eenvoudig door:

• Op de afmeldlink te klikken die onderaan elke e-mail staat.
• Contact op te nemen met onze afdeling Gastensupport via privacy@fletcher.nl.

Let op: Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden vóór het intrekken van de toestemming.

Grondslag: Toestemming.
Voorbeeld: Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, kunnen wij u e-mails sturen over aanbiedingen, zoals '3 nachten voor de prijs van 2' in een van onze hotels.

Zakelijke accounts
Bij zakelijke accounts verwerken wij:

• Bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer
• NAW-gegevens van de contactpersoon
• Telefoonnummer en e-mailadres

Grondslag: Uitvoering van een overeenkomst.

Alert List
Om overlast en fraude tegen te gaan, hanteren wij een lijst (Alert List) van personen die toegang tot onze hotels is ontzegd. Deze gegevens worden alleen gedeeld met andere hotels binnen Fletcher Hotels.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang.
Voor bepaalde verwerkingen, zoals het bijhouden van een Alert List en het toepassen van cameratoezicht, baseren wij ons op een gerechtvaardigd belang. Hierbij hebben wij een zorgvuldige afweging gemaakt tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden. Meer informatie over deze grondslag vindt u in overweging 47 van de AVG (https://www.privacy-regulation.eu/nl/grond-47-EU-AVG.htm)

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en uitsluitend in de volgende gevallen:

Uitvoering van een overeenkomst
Wij delen gegevens met derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld:

• Betaaldienstverleners zoals iDeal en creditcardmaatschappijen, voor het verwerken van betalingen.
• Leveranciers van boekingssystemen die wij gebruiken om uw reservering te beheren.
• Externe dienstverleners voor het verzorgen van aanvullende diensten, zoals ontbijtbezorging of reserveringen bij aangesloten restaurants.

Voor externe verwerking
Wij werken samen met zorgvuldig geselecteerde en betrouwbare partners die namens Fletcher Hotels persoonsgegevens verwerken. Deze partijen handelen uitsluitend in opdracht van Fletcher Hotels en zijn contractueel gebonden aan verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG. Voorbeelden van dergelijke partijen zijn:

• IT-dienstverleners die hosting, onderhoud of beveiliging van onze systemen verzorgen.
• E-mailproviders voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en reserveringsbevestigingen.
• Analyse- en marketingbureaus die ons helpen gepersonaliseerde aanbiedingen te ontwikkelen.

Wettelijke verplichting
Fletcher Hotels kan verplicht worden om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties of andere partijen wanneer dat wettelijk vereist is. Bijvoorbeeld:

• Wanneer de politie of een andere opsporingsinstantie gegevens opvraagt in verband met een strafrechtelijk onderzoek.
• Wanneer wij gegevens moeten verstrekken aan de Belastingdienst, zoals in het kader van fiscale verplichtingen.

Overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Als uw gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt naar landen met een passend beschermingsniveau of op basis van passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

4. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld. De specifieke bewaartermijnen worden bepaald door wettelijke verplichtingen, contractuele afspraken, of zolang deze nodig zijn voor onze dienstverlening. Hieronder vindt u een overzicht:

• 1. Boekingsgegevens: 7 jaar

Wij bewaren gegevens zoals reserveringen, facturen en betalingsinformatie gedurende 7 jaar. Dit is vereist door de fiscale bewaarplicht, zoals voorgeschreven door de Belastingdienst in Nederland. Na deze periode worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

• 2. Camerabeelden: maximaal 7 dagen

Camerabeelden worden uitsluitend bewaard voor veiligheidsdoeleinden. De standaardbewaartermijn is maximaal 7 dagen, tenzij er een incident plaatsvindt dat nader onderzoek vereist. In dat geval kunnen de beelden langer worden bewaard totdat het onderzoek is afgerond of wettelijke vereisten anders voorschrijven.

• 3. Marketinggegevens: tot intrekking van uw toestemming

Uw gegevens, zoals uw e-mailadres en voorkeuren, worden bewaard zolang u toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van onze marketingcommunicatie. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen met privacy@fletcher.nl. Na intrekking worden uw gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.

• 4. Alert List: 1 jaar na laatste incident

Fletcher Hotels hanteert een interne Alert List voor veiligheids- of juridische redenen. Bijvoorbeeld na incidenten waarbij sprake is van wanbetaling, ernstige overlast, of strafbare feiten. Gegevens op deze lijst worden maximaal 1 jaar na het laatste geregistreerde incident bewaard, tenzij een langere termijn noodzakelijk is op grond van wettelijke verplichtingen of juridische procedures.

5. Uw rechten

Als betrokkene heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zullen uw verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijn behandelen.

Recht op inzage

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Dit omvat onder andere:

• De categorieën persoonsgegevens die wij verwerken.
• De doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken.
• De partijen waarmee wij uw gegevens delen.
• De beoogde bewaartermijn van uw gegevens.
• U kunt een overzicht van deze gegevens bij ons opvragen via privacy@fletcher.nl.

Recht op rectificatie

Als u merkt dat uw persoonsgegevens incorrect of onvolledig zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren of aanvullen. Bijvoorbeeld:

• Aanpassing van een onjuist adres.
• Bijwerking van contactgegevens.
• Corrigeren van foutieve geboortedata.

Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")
U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor verwerking.
• U maakt bezwaar tegen verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor verdere verwerking.

Let op: in sommige gevallen kunnen wij niet aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te bewaren (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Wanneer u de juistheid van uw gegevens betwist (gedurende de verificatieperiode).
• Wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u liever wilt dat wij de gegevens beperken in plaats van verwijderen.
• Wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering.

Tijdens een beperking worden uw gegevens niet actief verwerkt, behalve met uw toestemming of in het kader van juridische verplichtingen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat. Ook kunt u verzoeken om de gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien technisch mogelijk. Dit recht geldt alleen voor gegevens die:

• U zelf aan ons heeft verstrekt.
• Worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven of aanbiedingen.

Bij een bezwaar tegen marketing zullen wij uw gegevens niet langer voor dat doel gebruiken.

Recht om een klacht in te dienen
Als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@fletcher.nl. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs (waarbij gevoelige gegevens zoals uw BSN-nummer en pasfoto mogen worden afgeschermd).

Wij streven ernaar om binnen 30 dagen te reageren op uw verzoek. Indien dit vanwege de complexiteit van het verzoek of het aantal binnenkomende verzoeken niet mogelijk is, zullen wij u binnen deze termijn informeren over de verlenging van de termijn met maximaal 30 maanden.

6. Aansprakelijkheid

Fletcher Hotels besteedt uiterste zorg aan de inhoud en werking van deze website. Ondanks deze inspanningen kunnen wij niet garanderen dat de website te allen tijde foutloos werkt of dat de inhoud volledig accuraat is. Fletcher Hotels is niet aansprakelijk voor technische problemen, tijdelijke on-beschikbaarheid van de website, of enige schade die hieruit voortvloeit, tenzij deze direct verband houdt met onze wettelijke verplichtingen onder de AVG of andere toepasselijke regelgeving.

7. Klachten

Wij streven ernaar om uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de privacywetgeving te verwerken. Indien u echter niet tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, of als u vindt dat wij niet adequaat hebben gereageerd op een verzoek of klacht, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt bij de AP terecht wanneer u van mening bent dat Fletcher Hotels uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet respecteert, bijvoorbeeld:

• Als wij uw verzoeken met betrekking tot inzage, rectificatie, of verwijdering van gegevens niet naar behoren hebben afgehandeld.
• Als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige of onzorgvuldige wijze verwerken.
• Als u vindt dat wij niet voldoen aan de wettelijke vereisten van de AVG.

Voor meer informatie over het indienen van een klacht en de procedure die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert, kunt u de officiële website raadplegen: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Op de website vindt u onder andere:

• Een digitaal klachtenformulier waarmee u uw klacht eenvoudig kunt indienen.
• Uitleg over hoe de Autoriteit Persoonsgegevens uw klacht zal behandelen.
• Algemene informatie over uw rechten onder de AVG.

Hoewel u altijd het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, adviseren wij u om eerst contact op te nemen met onze afdeling Gastensupport via privacy@fletcher.nl. Wij nemen uw klacht serieus en streven ernaar om samen tot een passende oplossing te komen.

8. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Fletcher Hotels behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen of te actualiseren. Wij adviseren u om regelmatig onze privacyverklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen.

Wanneer passen wij deze privacyverklaring aan?

Wij kunnen deze verklaring aanpassen in de volgende situaties:

• Bij wijzigingen in onze dienstverlening of processen die van invloed zijn op de verwerking van persoonsgegevens.
• Wanneer nieuwe wettelijke of regelgevende vereisten dit noodzakelijk maken.
• Bij technologische veranderingen of verbeteringen die invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

Hoe informeren wij u over wijzigingen?

• De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.
• Bij substantiële wijzigingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor uw privacy rechten, zullen wij u hier actief over informeren. Dit kan via e-mail, een melding op onze website, of tijdens uw volgende interactie met ons.

Laatste update
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 28 november 2024.